É muito gratificante ver os eventos das minhas clientes acontecendo, pessoas satisfeitas, toda aquela interação social que tanto faz bem para as pessoas quanto para os negócios.

E como é complexo e desafiador criar um evento que atinja os seus objetivos! Nestes meus anos de experiência lidando com a organização de eventos, aprendi muitas coisas, algumas passam até despercebidas e podem colocar em risco o próprio evento!

Vamos falar de 4 lições que aprendi ao preparar um evento para minhas clientes

1 – Para o sucesso de um evento, o planejamento é fundamental!

É fundamental conhecer previamente todos os propósitos do seu cliente com o evento, o que ele deseja ter e como cada item será atendido. Planejar, colocar em dois controles importantes:

O Orçamento

É onde estarão todos os gastos previstos (todos mesmo!) e como os valores serão disponibilizados – o cliente vai desembolsar em etapas ou tudo no início do planejamento.

O Cronograma

Prever para cada atividades as datas, os responsáveis, os checkpoints, a programação de pagamento, os riscos e o plano B para eles (já prevendo que a urgência sai mais caro).

2 – Para o sucesso de um evento, muita atenção com os fornecedores!

Uma pergunta que sempre me fazem: é melhor ter fornecedores que concentram vários serviços – por exemplo, um buffet?

Eu diria que sim: ter um único canal de comunicação para definir e controlar a qualidade de cada item. Um evento com 27 itens concentrados em 2 ou 3 fornecedores é bem menos complicado de gerenciar.

Por outro lado, isto exige pesquisar muito sobre os fornecedores. Conversar com colegas que já contrataram, pesquisar o tamanho dos eventos que eles atuaram, o nível de reclamações de consumidores nas redes sociais deles e em sites específicos como o Reclame Aqui.

Ficar na mão de uma empresa que não cumpre os compromissos coloca seu evento em risco. Então, a regra do barato pode sair caro é importante neste quesito.

3 – Para o sucesso de um evento, ele precisa aparecer no lugar certo!

Sobre a divulgação do evento, a não ser que você tenha experiência de Comunicação ou Marketing, contratar um profissional vai ser a melhor escolha.

Porque aqui a margem de erro é muito pequena, significa um evento vazio ou cheio de pessoas que não agregam para o seu cliente – seja um evento profissional ou social.

Aqui vamos definir o público que será convidado e qual a melhor estratégia de divulgação – e hoje em dia não podemos abrir mão das redes sociais. Mas precisam ser bem escolhidas.

Para um evento comercial de moda, a divulgação no LinkedIn não é eficiente a ponto de investir nesta rede, por outro lado um evento de gestão talvez não precise do Instagram.

E importante: divulgação exige muito tempo prévio, portanto deve ser a primeira pesquisa de fornecedor para que eles avaliem o que pode ser feito no prazo disponível.

4 – Para o sucesso de um evento, cuidado com as armadilhas!

No meio de tantas coisas para controlar e resolver, precisamos ficar atentos a alguns itens que costumam passar despercebidos – e que causam grandes dores de cabeça na hora!

• Estacionamento: é importante não só ter, mas verificar o número de vagas para o número de convidados, se é coberto ou não, se fica longe do local do evento. Todos estes fatores podem estressar os participantes, prejudicando a experiências deles no evento. Uma dica: por que não criar um esquema de transporte coletivo? Ajuda na interação e no conforto.
• Credenciamento: aqui é algo maior do que a famosa lista, principalmente se for um evento de alguns dias. O cuidado com a segurança neste quesito é importante. Eventos em hotéis costumam ter estresses com a gerência do local por conta da circulação de hóspedes.
• Energia: tudo gira em torno dela e não podemos correr o risco de paralisar e até suspender um evento porque houve um blackout na região. Por experiência própria, eu não recomendo subestimar este item.A locação de geradores pode ser uma boa forma de se prevenir contra imprevistos.

Aqui vimos algumas – de muitas – dicas que eu considero muito importantes para ter sucesso em um evento para minhas clientes e que podem ajudar muito vocês!

Sucesso!